机关档案管理工作的几点思考
黄石市商务局消费促进科 胡婷
“前事不忘后事师，自来坟典萃先知。犹龙柱下窥藏史，呼凤舆前听诵诗。国步何由探轨迹？民情从以识端倪。上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。”这首诗是郭沫若先生为中央档案馆所题，深刻诠释档案管理在“存凭、留史、资政、育人”方面的重大作用。
档案的特殊性体现在唯一性、真实性，档案可以为单位的发展提供最完备的基础资料，为相关业务工作提供必要的行政、法律凭证体系保障，做好档案管理工作对机关单位的全面发展具有重要的现实和长远意义。
档案管理有利于衡量工作业绩。机关档案整理所编制的检索工具、全宗指南、组织机构沿革、全宗卷等，记录单位发展历程，是第一手基础资料。2018年11月份，时任商务部副部长王炳南一行调研我市内贸流通体制改革、商贸流通发展等工作，他充分肯定我市贯彻实施商业网点规划建设管理条例、商务行政审批改革、现代流通发展模式、物流标准化等方面取得的成效，对我市进一步完善“先建后验”制度，促进大项目发展建设提出指导意见。在调研结束的当天，局办公室便把调研时文件、发言稿、新闻宣传等资料装订成册形成文书档案，影像、图片等制作成音像档案，并作为重大调研专项档案归档。如今再次翻阅这份档案，上级领导对我们商务工作的重视与支持跃然纸间，这5年来黄石的商贸业有了天翻地覆的变化，武汉路顺利完成改造升级，华新街中央文化区投入运营，团城山万达、居然之家不断丰富团城山商业业态，保利时代作为山南地区首个大型商业项目正在蓄势待发，大冶市吾悦广场、万达广场、阳新县铜锣湾等一批商业综合体持续完善全市商业布局。
档案管理有利于提升服务水平。在开展机关各项工作中充分利用档案，从档案中获取依据、事实、证明和前人的智慧，提高机关工作效率和工作质量。2020年，面对突如其来的新冠疫情，商务部门作为全市新冠疫情指挥部生活物资工作专班牵头单位，全力保障全市人民生活物资，从1月24日黄石正式“封城”到3月31日全面“解封”，历经67天的封城时间，全局商务干部连续2个多月一直坚守在防疫一线，“抗击疫情专项档案”完整记录了这一路的历程，城区物资配送方案、商超疫情防控及市场保供工作巡查方案等50多份文件、100多张图片档案见证着全体商务干部奋战在疫情防控战场上，全力保障生活物资供应，全面参与隔离点的管控，全心协助社区防控工作，充分践行了商务系统党员干部为民服务的初心、彰显了商务的责任与担当。这份专项档案也记载了商务人身先士卒、勇敢逆行精神的传承，今年以来，我局秉持“服务就是权利”的理念，开展“困难在眼前，商务在身边”服务年活动，围绕把好事办“好”、实事办“实”，全局累计收集问题240个，解决各类难题160多个，大家切身感受到给企业服务得越好，朋友圈越大，企业越支持。
档案管理有利于加强规范管理。文书、科技（科研、基建、设备）、人事、会计档案，照片、视频等音像档案，印章、题词、奖牌、奖章、证书等实物档案，每一份档案的归档都需要严格的管理机制进行把关，在档案工作人员规范和管理制度的监督下才能确保档案的完整性和保密性。我局从2019年7月作为全市政务协同平台首批试点单位，率先上线使用OA移动办公系统，历经4年的档案信息化管理，档案录入工作更加及时、灵活，实现档案集中式管理，在档案的建立上，采取了更加严格的监督机制，在档案的查阅上，制定严格的审批制度，履行批准手续方能借阅档案，采用现代化合理科学的管理方式，不仅提高了档案管理的成果，还提升了档案管理的效率。
随着经济社会的发展变化，档案管理工作在新形势和新任务下，要学会认识、理解档案管理工作中的重要性及作用，促进档案资源服务机关单位日常工作。做好档案管理工作，任务艰巨、使命光荣，我们要以此次“奋进新征程·兰台谱新篇”主题活动为契机，贯彻落实党的二十大精神，进一步践行档案为党管档、为国守史、为民服务的神圣使命，不断加强机关档案管理，提升档案管理人员内外素质，增强专业知识，实现档案价值共享，推动档案管理工作跟上机关单位发展步伐。
