我和档案一起走过的这些年
黄石市医疗保障服务中心 杨贵英
我从事档案管理工作已经十年了。十年来从对档案管理的懵懂无知到逐渐了解再到了然于胸，我查阅过档案管理的书籍和法律法规，翻查过档案记录，整理过档案文件，理论与实践的结合让我对档案的认知从抽象变得具体，从模糊变得清晰。档案距离我不再神秘又遥远，它陪伴我踏踏实实走过了这些年。
十年前，我刚接手单位的档案管理工作时，档案是最不为大家在意的“历史资料”，大量的档案资料被堆放在仓库无人问津，甚至很多资料几经转手不知所踪，但两件事改变了我对档案的认识。在我们单位的一个医保基金审计工作中，审计人员需要查证我市132家定点医疗机构和467家定点零售药店的医保定点资质，要求提供这些机构的定点批文。这些批文历时有20年之久，很多批文都不在档案资料中。为了不影响审计结果，我只能求助于上级管理部门和这些定点医药机构进行一一搜集，过程繁琐、耗时费力自不必说。以前异地就医手工报销资料由各责任科室自行留存，既没有规范整理，也没有集中归档，都被堆放在库房，久而久之就堆满了两大间。每当参保人员来查阅这类资料，相关科室的负责人就带头在库房里进行“翻江倒海”般的查找，叫苦不迭。我深深意识到，无论是适应工作需要还是满足群众期望，档案管理工作都应该被重视，亟需改变档案可有可无的肤浅认识。
近年来，档案的重要性为大家所共识，关于档案规范管理的呼声也越来越高。建立科学的档案管理机制，首先要解决档案管理资金问题。经过单位负责人多次沟通协调，终于争取到专项管理基金，解决了长期以来档案管理基金严重缺乏问题，完善档案管理规章制度正式被提上日程。
2018年10月，国家档案局发布第13号令《机关档案管理规定》明确了党政机关档案管理的机构人员、基础设置、具体要求等；2019年10月，国家重新修订颁布《中华人民共和国档案法》，要求加强档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平。新时期、新规范和新要求，以及机构改革后单位编制事项的变更，都要求档案管理工作与时俱进，与档案相关的制度、办法都需要重新修订。
我从档案管理“三合一”着手，根据13号令要求和机构改革后三定方案规定，首先修订了《黄石市医疗保障服务中心档案分类方案、归档范围、保管期限》，将单位档案增设为十二大门类，专业类档案依据新的编制事项增加了职工医保参保核定、医疗救助和医疗服务项目成本监审等内容。为确保档案资料与经办业务一一对应，我反复多次与各责任科室对接，核对专业档案类别及归档范围，做到应存尽存。此外，为实现档案管理法规在单位落地落实、日常档案管理有据可依，我还重新修订了《黄石市医疗保障服务中心档案管理办法》《黄石市医疗保障服务中心医疗保险业务档案管理办法》《黄石市医疗保障服务中心档案安全管理应急预案》等。由此，单位的档案管理机制逐渐完善，档案管理工作也走上正轨。
规范的档案管理工作既繁琐又有技术要求。按照档案管理办法规定，我在日常的档案管理工作中将一份份文件、一张张照片、一盘盘碟片按照门类、管理期限和年度进行整理和归档，建立档案台账，并做好价值鉴定、编号、编目与检索、编辑、统计等工作，为后期的档案利用打好基础。这些年，我整理归档的档案多达8万件。
规范的档案管理也需要硬件保障。早在十年前，单位的档案管理就已经实现了库房、办公室、阅档室三室分开；2020年8月，单位将档案库房正式移交专业档案管理公司（脉源通档案管理有限公司）进行专业化管理，档案库房设施先进齐全，高标准满足档案保管“八防”要求。单位应用档案管理专用软件，建立了档案案卷级、文件级目录数据库，实现了档案数字化管理，各大门类档案达到数据化、信息化管理要求。
规范的档案管理最终服务于民。档案来源于业务，亦服务于业务，最终服务于民。我为单位提供档案管理服务的同时也得到了单位领导和同事的大力支持，使得档案管理与业务经办共成长。现在单位档案查询利用非常便捷，任何办事群众查阅档案均能实现一键查询、一站式服务。
为呈现档案管理成效，单位借文明创建之机建立了集展现单位历史荣誉、档案宣传和教育为一体的多功能展厅，将单位机构沿革、业务建设、队伍建设、廉政建设等一一呈现，使无声的档案记录变成一个个鲜活的历史再现，体现了档案的丰富价值。
与档案一起走过的这些年，我不断摸索、不断学习，一步一个脚印，提升单位档案管理水平的同时，也拓宽了视野、丰富了知识。这些年，单位每年以优异成绩通过全市档案考核，2008年顺利晋升为档案工作目标管理省一级单位，并先后五次通过了省一级标准复核。今后我仍需继续努力，不断创新，让档案管理工作不断焕发新活力、再上新台阶！
